5 astuces pour ne pas être otage de son prestataire de paie ?

Changer de prestataire de paie, que ce soit de cabinet comptable ou de société proposant des services d'externalisation de la paie, s'accompagne d'une multitude de difficultés qui sont d'ordre juridique, financier, relationnel et opérationnel.

Et en tant qu'employeur, vous devez absolument trouver des solutions pour dépasser ces obstacles et rendre possible, dans les meilleures conditions, le calcul et la remise des bulletins de paie à vos salariés. Car c'est tout de même le premier service que vous attendez de votre prestataire de paye et votre responsabilité en tant qu'employeur.

Cette situation est délicate à gérer pour tout employeur et peu quelques fois se transformer en un véritable cauchemar. Et force est de constater que cette décision s'accompagnera automatiquement de "dommages collatéraux", et plus particulièrement en ce qui concerne les problèmes opérationnels, car votre nouveau prestataire de paie devra s'accommoder de cette situation dans la mission que vous lui confiez.

Concrètement, sur le plan opérationnel, vous ne pourrez lui communiquer certaines pièces dont il a nécessairement besoin pour bien démarrer la nouvelle prestation, pour bien paramétrer votre dossier dans son progiciel de paie ou SIRH, pour bien évaluer la complexité et les risques (Urssaf par ex.) inhérents à l'environnement paye de votre société...bref, il devra faire avec les seules informations que vous pourrez lui communiquer.

Et je vous assure, en tant que prestataire de paie, ce genre de situation ne facilite guère le démarrage d'un nouveau dossier et peut, quelques fois, constituer un véritable obstacle (que nous arrivons, heureusement, avec de l'expérience à contourner) pour bien démarrer une nouvelle prestation et offrir un service de Qualité.

Certains me diront que les contrats d'externalisation doivent prévoir les "clauses de sortie" afin de mettre le Client à l'abri de ces difficultés et faciliter la transition.

D'autres me diront aussi que le Code de Déontologie des Experts-Comptables fait provision de cette situation.

Or, notre expérience en tant que société offrant des services externalisés dans le domaine de la Paie nous montre que ces pare-feu ne sont pas suffisants, et ce quel que soit le type de prestataire : cabinet comptable ou société d'externalisation.

Et j'en suis sûr que certains d'entre vous ont déjà rencontré ce type de problème, pas vrai ?

Et c'est pourquoi, fort des enseignements que nous avons tirés à chaque nouveau dossier qui nous est confié, nous avons dressé une liste de cinq trucs et astuces, simples mais efficaces, que nous souhaitons vous partager.

Nous en faisons déjà application dans nos engagements actuels avec nos clients en France et dans les DOM-TOM, pour faciliter, en cas de besoin, la transition et surtout pour sécuriser les organisations qui nous font confiance en nous confiant le traitement de leurs paies.

1 - Demander à votre prestataire de vous communiquer le détail des calculs qu'il réalise lors des traitements particuliers

Votre demande : calcul des soldes de tout compte et simulations, régularisations des paies et des charges sociales...etc

Les effets bénéfiques : oblige votre prestataire à formaliser les calculs et vous disposez ainsi d'une "trace" écrite et intelligible des traitements appliqués et des éventuelles positions qui auront été prises lors des calculs.

2 - Prévoir avec votre prestataire actuel qu'il vous communique à chaque échéance mensuelle, trimestrielle et annuelle les états de paie

Votre demande : livre de paie et récapitulatif individuel des bulletins de paie, état des cotisations sociales (global et individuel), justificatifs du calcul de la Réduction Fillon et du CICE...etc.

Les effets bénéfiques : ces états sont indispensables, pour le nouveau prestataire, surtout en cas de changement en cours d'année.

3 - Demander à votre prestataire de mettre les états de paie (et les bulletins et déclarations sociales) à votre disposition dans un espace sécurisé, facilement accessible et suivant une périodicité convenue

Votre demande : les états de paie listés ci-dessus ainsi que la copie des bulletins de paie, des bordereaux de cotisations sociales, de la DADS...etc  (avec les preuves de dépôt et de paiement le cas échéant).

Les effets bénéfiques : fini les mails volumineux, les envois à un seul destinataire au sein de votre entreprise, les difficultés pour retrouver les états en cas de besoin. Il ne vous restera plus qu'à récupérer régulièrement ces documents disponibles dans l'espace prévu à cet effet et les sauvegarder sur votre serveur interne.

4 - Prévoir dans le contrat, avec le nouveau prestataire paie, un audit de vos paies avec remise d'un rapport

Votre demande : a réalisation d'un audit de reprise des paies, sur un périmètre limité, qui doit permettre à votre nouveau prestataire :

- d'évaluer la qualité et l'exhaustivité des données que vous lui avez transmises pour la reprise de vos paies, 

- de mesurer le bien fondé des traitements appliqués au sein de votre société au moment de la transition, et enfin

- de maîtriser votre réglementaire de paie.

In fine, vous disposez enfin, grâce à cet audit de reprise, d'un état des lieux écrit de votre réglementaire de paie que vous pourrez faire évoluer. Et ce document sera très utile le jour venu où vous envisagerez le changement de prestataire de paie.

Et, par la même occasion, c'est un bon moyen d'apprécier son niveau de service, car quel que soit la taille ou le contexte de votre société, il y aura toujours des questions à se poser et précisions à fournir : modalités de prorata de votre prime de 13ème (en jours calendaires ou en jours ouvrés...), règles de calcul des primes pour définir leur intégration éventuelle dans la fameuse base 10ème pour le calcul de l'indemnité de congés payés...etc.

Les effets bénéfiques : votre nouveau prestataire met en lumière les éventuelles zones à risque, vous permet d'arbitrer sur les pratiques à retenir et les mesures correctives à mettre en oeuvre pour sécuriser votre environnement paie, vous donne les moyens de mieux maîtriser votre réglementaire de paie et, "last but not least", il s'engage par la même occasion sur le bon démarrage de votre dossier.

Par ailleurs, pour conclure sur cette demande spécifique, nous pouvons dire qu'elle revêt une importance considérable quand on sait les conséquences que peut avoir le changement de prestataire sur le climat social interne :

- détérioration de la confiance que les salariés accordent à leur employeur dans le calcul de leurs bulletins de paie, sachant que seulement 15% des salariés font totalement confiance aux services des Directions des Ressources Humaines à en croire les résultats d'une étude menée par ADP Research Institute auprès des salariés français sur leur perception de la gestion du capital humain au sein de leur entreprise,

- litiges avec les salariés en cas d'erreurs sur les bulletins de paie calculés par le nouveau prestataire.

5 - Demander une communication trimestrielle des fiches salariés sous format Excel

Votre demande : disposer au moins trimestriellement des données constituant les fiches de vos salariés dans le progiciel de paie de votre prestataire actuel.

Nous retrouvons souvent les mêmes données d'un progiciel à un autre :

- état civil,

- informations sur le contrat de travail (forme, durée, motif de conclusion, salaire, temps de travail, statut, exonérations...etc),

- situation fiscale (nombre de personnes à charge...),

- historique (contrats, salaires, emplois...),

- etc.

Les effets bénéfiques : facilite la reprise des informations relatives à votre personnel dans le SIRH du nouveau cabinet comptable / prestataire paie, garantit la qualité de cette opération (eh oui, il faut réduire les risques d'erreurs liées aux saisies manuelles et tous les progiciels proposent de nos jours une fonction d'import) et réduit de façon considérable les temps de traitement.

En conclusion, vous en conviendrez, ces demandes ne sont pas très difficiles à formuler et à satisfaire. Elles ne sont pas chronophages et par conséquent, ne devraient pas tirer vers le haut le budget pour la prestation paie.

Qu'en pensez-vous ? Avez-vous en tête d'autres trucs et astuces pour ne pas être otage de son cabinet comptable ou prestataire paie ?

N'hésitez pas à les partager sur ce blog ou à me contacter directement. A bientôt !