Quand on y pense, le temps de travail constitue avec le salaire horaire, les 2 principaux paramètres pour valoriser mensuellement la rémunération brute à verser à chaque salarié.
Et par conséquent, tout Gestionnaire Paie se doit de maîtriser les aspects fondamentaux de la durée du travail (ou du moins avoir quelques réflexes pour être en mesure de s'interroger sur les situations rencontrées).
Le sujet de la durée du travail étant très vaste, à la fois sur le plan législatif et sur le terrain (conventions individuelles, conventions collectives, accords d'entreprise et d'établissement, dérogations possibles....et le contrat de travail), nous avons choisi, fort de notre expérience quotidienne, de mettre en lumière 10 points clés que le Gestionnaire Paie doit avoir en tête.
L'exhaustivité n'est pas le but recherché dans la description qui suit. Notre approche est strictement opérationnelle et focalisée sur les réflexes à avoir.
Bonne lecture et à très bientôt.
1. La durée maximale quotidienne : 10 heures/jour
La durée quotidienne du travail effectif est limitée à 10 heures entre 0.00 am et 24.00 pm.
Des dérogations sont possibles sur autorisation de l'Inspecteur du travail.
Pour les jeunes de moins de 18 ans à 16 ans : salariés, apprentis, stagiaires, la durée du travail est limitée à 8 heures par jour (temps de formation compris) sans pouvoir être supérieure à la durée normale de travail des adultes employés par l'entreprise.
Pour les jeunes de moins de 16 ans : la durée du travail est limitée à 7 heures par jour (temps de formation compris) sans pouvoir être supérieure à la durée normale de travail des adultes employés par l'entreprise.
En principe le travail de nuit entre 22 heures et 6 heures am (ou entre 20 h et 6 heures am pour les moins de 16 ans) est interdit pour les jeunes de moins de 18 ans (salariés, apprentis ou stagiaire).
2. la durée maximale hebdomadaire : 48 heures sur une semaine et 44 heures en moyenne sur 12 semaines
La durée du travail hebdomadaire ne peut dépasser 48 heures.
Par ailleurs, la durée hebdomadaire moyenne de travail calculée sur une période de 12 semaines consécutives ne peut excéder 44 heures.
Des dérogations exceptionnelles à ces 2 limites sont possibles : elles sont accordées par la Direccte
Pour les jeunes de moins de 18 ans : salariés, apprentis, stagiaires, la durée du travail est limitée à 35 heures par semaine (temps de formation compris) sans pouvoir être supérieure à la durée normale de travail des adultes employés par l'entreprise.
3. Le temps de repos quotidien : 11 heures consécutives
Tout salarié doit en principe bénéficier d'un temps de repos de 11 heures consécutives entre 2 jours de travail.
Le salarié en période d'astreinte est réputé bénéficier de son temps de repos pendant l'astreinte si aucune intervention ne lui ai demandée.
Cependant, s'il doit intervenir au cours de l'astreinte et qu'il n'a pas bénéficié intégralement de son temps de repos (11 heures consécutives) avant celle-ci, il convient de lui accorder 11 heures consécutives de repos à l'issue de son intervention.
Ne pas oublier que tout salarié a droit à une pause d'une durée minimale de 20 minutes consécutives dès que le temps de travail quotidien atteint 6 heures.
Pour les jeunes de moins de 18 ans : le repos quotidien ne peut être inférieur à 12 heures consécutives (14 heures consécutives pour un jeune de moins de 16 ans). Et le temps de pause est au moins de 30 minutes consécutives dès que le temps de travail atteint 4 h 30 minutes.
4. Le temps de repos hebdomadaire : 35 heures consécutives
Les salariés doivent bénéficier d'un repos hebdomadaire de 24 heures consécutives auquel est accolé le repos quotidien de 11 heures consécutives.
Il est en principe donné le dimanche.
En cas d'astreinte, il convient d'appliquer le principe stipulé au § 3.
Pour les jeunes de moins de 18 ans : ils ont en principe droit à 2 jours consécutifs de repos hebdomadaire comprenant le dimanche.
5. Le contingent annuel des heures supplémentaires : 220 h/an et par salarié
Le contingent annuel des heures supplémentaires constitue le seuil de déclenchement de la Contrepartie Obligatoire en Repos (C.O.R.).
En l'absence de dispositions spécifiques de la convention collective ou de l'accord collectif d'entreprise ou d'établissement, le contingent annuel d'heures supplémentaires est fixé à 220 heures par an et par salarié.
Il s'apprécie dans le cadre de l'année civile.
6. La Contrepartie Obligatoire en Repos : pour toute heure supplémentaire au-delà du contingent annuel
Comme indiqué au point précédent, la C.O.R. est due dès que le salarié réalise des heures supplémentaires au-delà du contingent annuel.
Elle est accordée en plus du paiement des heures supplémentaires.
Si le contingent annuel d'heures supplémentaires est inférieur à 220 heures, la C.O.R. est déclenchée dès son franchissement. Si le contingent est supérieur à 220 heures, la C.O.R. se déclenche au-delà de 220 heures/an et par salarié.
Ce repos est fixé comme suit :
- dans les entreprises de 20 salariés au plus : 50% de chaque heure supplémentaire au-delà du contingent
- dans les entreprises de plus de 20 salariés : 100% de chaque heure supplémentaire au-delà du contingent
Le COR ne fait pas obstacle au Repos Compensateur de Remplacement.
7. Le Repos Compensateur de Remplacement : remplacer le paiement des heures supplémentaires par du repos
Le Repos Compensateur de Remplacement (RCR) consiste à remplacer tout ou partie du paiement des heures supplémentaires par un repos de durée équivalente.
Le panachage est autorisé : ex. 1 heure majorée à 25 %.
Dans ce cas, le salarié a droit :
- soit au paiement d'une heure de travail avec le taux horaire majoré de 25%
- soit au paiement d'une (1) heure au taux horaire normal et la majoration transformée en repos, soit 15 minutes
- soit au paiement de 25% du taux horaire et l'heure transformée en repos, soit 60 minutes
- soit, le plus courant, à un repos équivalent de 1 heure et 15 minutes.
A noter que les heures supplémentaires intégralement remplacées par du repos (RCR) ne s'imputent pas sur le contingent annuel d'heures supplémentaires et que le RCR est assimilé à du temps de travail effectif pour le calcul de la durée du travail, de l'ancienneté, des congés et pour l'acquisition des RTT.
8. Le contingent d'heures complémentaires
Les heures complémentaires sont celles réalisées par un salarié à temps partiel au-delà du nombre d'heures mentionné dans son contrat de travail.
Le volume d'heures complémentaires est limité à :
- 1/10 de l'horaire hebdomadaire ou mensuel prévu au contrat, ou
- 1/3 de l'horaire hebdomadaire contractuel lorsqu'une convention collective étendue ou un accord d'entreprise ou d'établissement le prévoit
Par ailleurs, même dans les limites ci-dessus, la réalisation des heures complémentaires ne doit jamais conduire le salarié à travailler à temps complet.
Enfin, lorsque pendant 12 semaines consécutives ou sur 12 semaines au cours d'une période de 15 semaines, l'horaire moyen réellement effectué par le salarié dépasse l'horaire contractuel de 2 heures au moins par semaine (ou 8h /mois), le contrat de travail doit être modifié pour ajouter à l'horaire contractuel la différence entre cet horaire et l'horaire moyen réellement effectué.
Les heures complémentaires sont payées au taux horaire normal et ne peuvent être compensées par du repos compensateur. Par contre, lorsque cela est autorisé par accord, les heures complémentaires accomplies au-delà du volume de 1/10 et dans la limite de 1/3, sont payées avec une majoration de 25%.
Attention, il ne s'agit pas d'heures supplémentaires car le salarié à temps partiel ne peut réaliser des heures supplémentaires (sauf temps partiel pour raisons familiales).
Apports de la Loi de Sécurisation de l'Emploi :
- A compter du 1er Janvier 2014, les heures complémentaires devront être payées avec une majoration de 10%
- Depuis le 17/6/2013, le taux de majoration des heures complémentaires, accomplies au-delà de 1/10 et dans la limite de 1/3, peut être différent de 25% par accord étendu, sans être inférieur à 10%
- Depuis le 17/6/2013, les entreprises peuvent augmenter temporairement la durée du travail des salariés à temps partiel sous certaines conditions. Les heures complémentaires accomplies au-delà de la durée du travail déterminée par l'avenant donnent lieu à une majoration qui ne peut être inférieure à 25%.
9. Les heures supplémentaires et les RTT
L'instauration des RTT ne fait pas obstacle au paiement d'heures supplémentaires.
En fonction du cadre retenu par l'entreprise pour aménager la durée du travail (l'année ou une période quelconque supérieure à la semaine civile), il convient de calculer la durée du travail en procédant à un double décompte pour vérifier l'existence éventuelle d'heures supplémentaires à payer en plus des RTT accordés :
- Aménagement sur l'année : les heures supplémentaires sont celles effectuées au-delà de 1607 heures sur l'année. Et, les heures effectuées par semaine et non compensées par les jours de RTT (JRTT) accordés sur l'année sont également des heures supplémentaires. C'est notamment le cas lorsque le volume d'heures effectuées est supérieur à la limite maximale du travail hebdomadaire au-delà de laquelle les JRTT ne compensent plus les heures supplémentaires réalisées.
- Aménagement sur une période supérieure à la semaine : les heures supplémentaires sont celles accomplies au-delà de 39 heures/semaine ainsi que celles qui excèdent, sur la période d'aménagement de la durée du travail, la durée moyenne de 35 heures/semaine.
10. La durée du travail et les salariés relevant d'un forfait jours sur l'année
Les salariés relevant d'une convention individuelle de forfait annuel en jours ne peuvent en principe travailler plus de 218 jours sur l'année (ou la limite inférieure fixée par la convention).
Les règles relatives à la durée du travail ne s'appliquent pas à ce type de salarié sauf en ce qui concerne le repos quotidien et hebdomadaire.
Cependant, l'accord collectif autorisant le recours aux forfaits annuels en jours doit prévoir des dispositions relatives aux durées maximales du travail ainsi qu'aux repos journaliers et hebdomadaires afin d'assurer la protection de la sécurité et de la santé des salariés.
A défaut, si les garanties ne sont pas suffisantes ou si l'employeur ne les respecte pas, la convention de forfait est privée d'effet, le salarié relève alors du cadre normal de la durée du travail et par conséquence, il a droit au paiement des heures supplémentaires.
